Office Manager

• Entreprise : INCO – Paris & Saint-Ouen

• Contrat : CDD 1 an / temps plein / 37h

• Lieux : Le Perqo (siège de la Région Île-de-France, Saint-Ouen) et Le Décarbonateur (siège d'INCO, rue Clavel, Paris 19e)

• Rattachement : Secrétaire général

• Prise de poste : dès que possible

Le poste

Vous êtes le visage et la référence au quotidien des occupants de deux lieux gérés par INCO en Ile de France : 

• Le Perqo, incubateur de la Région Île-de-France situé au siège de la Région à Saint-Ouen

• Le Décarbonateur, à Paris dans le 19e arrondissement rue Clavel.

Votre mission : faire en sorte que ces espaces vivent et fonctionnent au quotidien, qu’ils offrent la meilleure expérience possible à celles et ceux qui les fréquentent. Votre temps se répartit entre les deux sites.

Vos missions:

1. Office management

• Accueil et présence sur site : être le premier point de contact des utilisateurs, de leurs invités et des visiteurs ; accueillir et intégrer les nouveaux arrivants (visite, outils, règlement intérieur) ; répondre aux questions pratiques sur place, par e-mail et sur Slack.

• Soutien à l’animation (en coopération avec les équipes opérationnelles) : faire des 2 sites des lieux vivants et fréquentés (petits-déjeuners, afterworks, rituels d'accueil, mises en relation entre startups), recueillir les idées et besoins des résidents.

• Événements : gérer les réservations des espaces événementiels et organiser la logistique avec les services concernés (listes d'invités, sécurité, commandes, devis traiteur via les circuits agréés par exemple).

• Accès et services : piloter les badges (création, prolongation, désactivation, arrivées et de départs), gestion du courrier, accès aux services et locaux.

• Réseau et informatique : créer et supprimer les comptes Wi-Fi, assurer le support de premier niveau, faire le lien avec la DSI de la Région et anticiper les besoins de chaque nouvelle promotion.

• Locaux et sécurité : veiller au respect du règlement intérieur, suivre aménagement, mobilier, casiers et réparations avec les services de la Région

2. Le Décarbonateur 

• Gestion des locaux : gérer au quotidien les locaux et équipements, coordonner les prestataires, suivre les interventions techniques et la maintenance, installer les postes de travail, faire respecter le règlement intérieur.

• Location d'espaces : traiter les demandes entrantes, organiser et animer les visites commerciales, rédiger les conventions d'occupation, assurer le suivi administratif des occupants et des loyers.

• Événements et vie du lieu : préparer et accueillir les événements externes (communication, logistique, accueil) et internes ; contribuer à l’animation de  la communauté des occupants et recueillir leurs retours pour améliorer leur expérience.

• Fournitures et signalétique : gérer stocks et commandes (café, consommables, produits d'entretien…), veiller à la propreté des espaces partagés.

• Egalement : appui ponctuels et à distance à la gestion des espaces INCO à distance (Londres, Berlin, Varsovie, Toulouse) : achats, prestataires locaux (ménage, café, impression, maintenance), devis et commandes.

• Formation Bac+2 à Bac+5 (gestion, assistanat, hôtellerie, office management ou équivalent).

• Une première expérience réussie en office management, gestion d'espace (coworking, incubateur, tiers-lieu), hospitality ou services généraux.

• Un vrai sens de l'accueil et le goût de l'animation de communauté.

• Organisation, rigueur et capacité à jongler entre deux sites et des interlocuteurs variés : résidents, services de la Région, prestataires, équipes internes.

• Autonomie, réactivité et esprit orienté solutions.

• Anglais professionnel (échanges avec nos espaces à l'étranger).

• Aisance avec les outils bureautiques et collaboratifs (Google Workspace ou Pack Office, Slack).

• Des notions en administration RH sont un plus